Tietosuojaseloste

yrityskoho-etusivu-raksa

Keitä olemme

Verkkosivustomme osoite on: https://yrityskoho.evijarvi.fi.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: EVIJÄRVEN KUNTA (0177804-1)
Osoite: Viskarinaukio 3, 62500 Evijärvi


2. Rekisterin yhteyshenkilö (Rekisterin käsittelijä)

Nimi: Sanna Syrjälä
Viskarinaukio 3, 62500 Evijärvi
Yhteystiedot: Puh. 040 7699659, etunimi.sukunimi@evijarvi.fi


3. Rekisterin nimi

Evijärven kunnan manuaalinen ja digitaalinen mediamateriaali sekä verkkosivut ja äänitetyt kokoustallenteet


4. Tietosuojavastaava

Nimi: Teemu Karhunen, Järvinet Oy
Yhteystiedot: teemu.karhunen@jarvinet.fi, 0407575515


5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Valokuvat: Materiaalia on niin manuaalisessa kuin digitaalisessa muodossa sekä kunnan verkkosivuilla. Käsittelytarkoitus: Historian keruu, eri tapahtumiin liittyvä uutisointi ja markkinointi, mahdolliset tutkimustarkoitukset ja näyttelyt. Valtuuston kuvaus ja tapauskohtaisesti johtoryhmän sekä henkilöstön valokuvaus tiedotustarkoituksiin. Uutisointi, markkinointi ja tiedotus sosiaalisessa mediassa. Kerätty rekisteröidyn suostumuksella.
Videot: Digitaaliset ja analogiset materiaalit sekä verkossa julkaistavat videot. Käyttötarkoitukset: Historian keruu, eri tapahtumiin liittyvä uutisointi ja markkinointi, mahdolliset tutkimustarkoitukset ja näyttelyt. Valtuuston kuvaus ja tapauskohtaisesti johtoryhmän sekä henkilöstön valokuvaus tiedotustarkoituksiin. Uutisointi, markkinointi ja tiedotus sosiaalisessa mediassa. Kerätty rekisteröidyn suostumuksella.
Kokoustallenteet (äänite): Valtuuston kokoukset ovat julkisia tilaisuuksia ja ne nauhoitetaan. Käyttötarkoitus: Historiatiedon keruu, mahdolliset tutkimustarkoitukset. Toimielinten (hallitus ja lautakunnat) suljetut kokoukset nauhoitetaan. Käyttötarkoitus: Kokouspöytäkirjojen laatimisen tuki. Nauhat poistetaan pöytäkirjan tarkastamisen jälkeen. Nauhoituksesta on kerrottu rekisteröidyille.
Lehtileikkeet: Materiaali pääosin manuaalista mutta myös verkkojulkaistuista tallennettua lehtiaineistoa. Käsittelytarkoitus: Historian keruu, mahdolliset tutkimustarkoitukset ja näyttelyt. Lehtien julkaisemat materiaalit ovat julkista tietoa ja niiden keruu ja säilytys eivät vaadi rekisteröidyn suostumusta. Lehtileikkeitä kerätään kunnan toimintaan liittyvistä merkittävistä tapahtumista tai henkilöistä.
Verkkosivut: Kunnan verkkosivuilla julkaistavat materiaalit. Kuvat, videot ja tekstit jotka sisältävät henkilötietoa. Käsittelytarkoitus: Henkilöstön ja luottamushenkilöiden nimien, toimenkuvien ja yhteystietojen julkaisu, kunnan palveluista ja toiminnasta tiedottaminen, viranomaisdokumenttien julkaiseminen julkisuus ja salassapitomääräysten mukaisesti. Henkilötietojen julkaisuista kunnan verkkosivuilla on kysytty suostumus rekisteröidyltä. Viranomaisdokumenttien osalta tiedot ovat lain määräämän ajan julkisia, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan.


6. Rekisterin tietosisältö

Nimi, valokuva, virka, luottamustehtävä, yhteystiedot, ajankohta, työtehtävä, ikä, sijaintitieto, y-tunnus


7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse, tiedotusvälineet, henkilöstö, yhteistyökumppanit (verkkojulkaisuissa kysytty suostumus)


8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Yhteistyökumppanit, verkossa julkaistavat materiaalit, rekisteröity itse, henkilöstö.


9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Kunnan verkkosivuilla julkaistavat materiaalit


10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto,
Arkistoissa ja yksiköissä on ovien lukitus ja osittain kulunvalvonta.
Paperiasiakirjat säilytetään Arkistolain (831/1994) ja –asetuksen (1012/1982) mukaisesti Evijärven kunnan arkistoissa sekä pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät Evijärven kunnan päätearkistoissa.
Mahdollinen muu manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.
B. ATK:lla käsiteltävä aineisto,
Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee käsittelemään vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu ja käyttäjä tunnistetaan joko käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai muulla vahvemmalla tekniikalla.


11. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus, että hänen tiedot poistetaan järjestelmästä ja käsittelystä, jos tietojen säilyttäminen rikkoo tätä asetusta tai unionin oikeutta tai jäsenvaltion lainsäädäntöä. Rekisteröidyllä olisi erityisesti oltava oikeus siihen, että hänen henkilötietonsa poistetaan ja ettei niitä käsitellä sen jälkeen, kun henkilötietoja ei enää tarvita niitä tarkoituksia varten, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, tai kun rekisteröity on perunut tietojenkäsittelyä koskevan suostumuksensa tai kun hän on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä tai kun hänen henkilötietojensa käsittely ei muutoin ole tämän asetuksen säännösten mukaista. (EU 2016/679)
Henkilötietojenkäsittely kuitenkin on edelleen lainmukaista, jos se on tarpeen sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi, kansanterveyteen liittyvää yleistä etua koskevista syistä, yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia taikka tilastollisia tarkoituksia varten tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. (EU 2016/679)
Rekisteröidyllä on oikeus maksutta ja milloin tahansa kieltää käsittely tai vastustaa sitä, jos se liittyy suoramarkkinointiin. Olipa kyse sitten alkuperäisestä tai myöhemmästä käsittelystä, jota varten tiedot on kerätty. Tämä oikeus olisi nimenomaisesti saatettava rekisteröidyn tietoon ja esitettävä selkeästi ja muusta tiedotuksesta erillään. (EU 2016/679)


12. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.
Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot. (EU 2016/679)
Rekisterinpitäjän olisi käytettävä kaikkia kohtuullisia keinoja tarkistaakseen sellaisen rekisteröidyn henkilöllisyys, joka haluaa saada pääsyn tietoihinsa. Erityisesti verkkopalvelujen ja verkkotunnistetietojen yhteydessä. (EU 2016/679)
Mikäli tarkastusoikeus evätään, annetaan asiasta rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki.

 

13. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä. Rekisterinpitäjän on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä. (EU 2016/679)
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys. (EU 2016/679)
Rekisteröity voi pyytää tiedon korjaamista rekisterin yhteyshenkilöltä tai vastuuhenkilöltä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Mikäli pyyntöön ei suostuta, annetaan asiasta rekisteröidylle kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki.

 

14. Rekisteröidyn informointi

Rekisteröidyllä olisi oltava oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita hänestä on kerätty, sekä mahdollisuus käyttää tätä oikeutta vaivattomasti ja kohtuullisin väliajoin, jotta hän voi pysyä perillä käsittelyn lainmukaisuudesta ja tarkistaa sen. Rekisterinpitäjän käsitellessä merkittäviä määriä rekisteröityä koskevia tietoja, rekisteröity täsmentää riittävällä tavalla ennen tietojen luovuttamista, mitä tietoja tai mitä käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. (EU 2016/679)
Kyselyt toimitetaan kirjallisesti kuntaan.
Pyydettäessä rekisteröidylle annetaan tieto hänestä rekisterinpitäjän hallussa olevista aineistoista. Kyselyt ohjataan tietosuojavastaavalle.
Tämä tietosuojaseloste on luotu asiakkaan informointia varten. Tietosuojaseloste on saatavilla pyydettäessä Evijärven kunnantalolta; Viskarinaukio 3, 62500 Evijärvi. Ma-pe 8.30 – 15.00. Sähköposti: evijarven.kunta@evijarvi.fi

 

15. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietoja säilytetään vain, kun käsittely on ajankohtaista ja viimeisenä käsittelytoimena ne poistetaan, kun säilytysperustetta ei enää ole. (EU 2016/679)
Tarkemmat tiedot ao. tiedonhallintasuunnitelmassa.
Arkistolaki (831/1994) 8 §.

EVIJÄRVEN KUNTA Tietosuojaseloste
Itseään suurempi kunta Tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
Laatimispäivä: 25.4.2018